چک لیست انتخاب سامانهٔ مدیریت فرایند چیست و چرا اهمیت دارد ؟ تصور کنید مدیر یک سازمان متوسط هستید. هر روز صبح با انبوهی از ایمیل‌ها، فرم‌های کاغذی و پیام‌های پراکنده در گروه‌های کاری روبه‌رو می‌شوید.
دیدارنیوز: چک لیست انتخاب سامانهٔ مدیریت فرایند چیست و چرا اهمیت دارد ؟ تصور کنید مدیر یک سازمان متوسط هستید. هر روز صبح با انبوهی از ایمیل‌ها، فرم‌های کاغذی و پیام‌های پراکنده در گروه‌های کاری روبه‌رو می‌شوید. برای یک تغییر ساده مثل ثبت یک مرخصی یا تایید یک فاکتور خرید، چندین نفر باید امضا بدهند و چندین بار فایل‌ها جابه‌جا شوند. در ظاهر همه چیز پیش می‌رود، اما پشت پرده زمان و انرژی زیادی از بین می‌رود. درست در همین نقطه است که واژه‌ای به نام BPMS مثل جرقه‌ای در ذهن مدیران روشن می‌شود. سیستمی که می‌تواند این آشفتگی‌ها را به نظم تبدیل کند. اما سؤال اینجاست: «از کجا باید شروع کرد؟»
برخی سازمان‌ها سال‌ها این سؤال (BPMS چیست؟) را پشت گوش می‌اندازند، چون فکر می‌کنند ورود به این دنیا پیچیده است. اما تجربه نشان داده اگر نقشهٔ راهی مشخص داشته باشید، حتی در ۳۰ روز نخست می‌توان یک شالودهٔ مطمئن برای آینده ساخت. جالب‌تر اینکه برندهایی مانند BPMS رایورز در bpms.rayvarz.com با اشتراک‌گذاری تجربه‌هایشان ثابت کرده‌اند شروع این مسیر آنقدرها هم ترسناک نیست.
عدد سی اتفاقی نیست. تحقیقات در حوزهٔ تغییرات سازمانی نشان می‌دهد که ذهن کارکنان با بازه‌های کوتاه‌مدت راحت‌تر کنار می‌آید. وقتی می‌گوییم «یک‌ماهه»، کارمندان به جای تصور پروژه‌ای بی‌انتها، به یک آزمایش کوچک فکر می‌کنند. از طرفی، مدیران می‌توانند در مدت کوتاه نتایج ملموس ببینند؛ مثلا کاهش زمان انجام یک کار روتین یا کاهش خطا در گردش اسناد. این بازه باعث می‌شود پیاده‌سازی یک سامانه BPMS نه به‌عنوان یک رویا، بلکه به‌عنوان یک تجربهٔ واقعی درک شود.
اولین هفته بیشتر شبیه یک سفر اکتشافی است. باید مثل یک کارآگاه سرنخ‌ها را جمع کنید. از کارکنان بپرسید روزشان چطور می‌گذرد؟ چه کارهایی تکراری است؟ کجاها بیشترین زمان هدر می‌رود؟ شاید متوجه شوید که برای تایید یک درخواست سادهٔ خرید، پنج امضا لازم است! یا اینکه کارمندان بارها یک داده را در فرم‌های مختلف وارد می‌کنند.
در این مرحله، مهم است که همه‌چیز را یادداشت کنید. از نمودارهای سادهٔ دستی گرفته تا مصاحبه‌های کوتاه. بعضی سازمان‌ها همین‌جا اشتباه می‌کنند و سراغ پروژه‌های بزرگ می‌روند. بهتر است ابتدا روی فرآیندهایی تمرکز کنید که هم پرکاربرد هستند و هم سریع نتیجه می‌دهند. به‌عنوان مثال، ثبت مرخصی یا صدور فاکتور، گزینه‌های خوبی برای شروع‌اند.
همزمان باید کارمندان را آماده کنید. تغییر همیشه مقاومت ایجاد می‌کند. اگر کارکنان حس کنند قرار است کنترل کارشان به دست نرم‌افزار بیفتد، طبیعی است که واکنش منفی نشان دهند. اینجاست که اهمیت توضیح سادهٔ مفاهیم و نمایش نمونه‌های موفق خودش را نشان می‌دهد. خیلی از شرکت‌ها با جلسات کوتاه «معرفی BPMS» و حتی بازی‌های گروهی، ذهن افراد را آماده کرده‌اند.
حالا که داده‌های اولیه جمع شد، نوبت طراحی است. این بخش مثل نقشه‌کشی یک ساختمان عمل می‌کند. شما باید جریان کار را روی کاغذ یا در ابزارهای مدلسازی بکشید. توجه کنید که هدف پیچیده کردن کار نیست. خیلی وقت‌ها مدیران فکر می‌کنند اگر نمودارشان پر از نمادهای عجیب باشد، حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسند. درحالی‌که اصل ماجرا سادگی است.
اینجا می‌توانید از ابزارهای مدلسازی استفاده کنید تا تصویری واضح به دست آورید. مثلا مشخص کنید «کارمند درخواست مرخصی می‌دهد → مدیر مستقیم تایید می‌کند → واحد منابع انسانی ثبت می‌کند». همین سادگی کافی است.
برای اینکه تیم‌ها بهتر بفهمند، استفاده از آموزش BPMS بسیار مفید است. یک دورهٔ چندساعته می‌تواند به کارمندان نشان دهد هر نماد در نمودار چه معنایی دارد. این آموزش‌ها کمک می‌کند وقتی سیستم واقعی راه‌اندازی شد، کسی احساس غریبه بودن نکند.
حالا وقت آن است که سیستم را وارد دنیای واقعی کنید، البته نه به‌طور کامل. اجرای آزمایشی یا پایلوت، مرحله‌ای است که در آن یک بخش مشخص از سازمان با فرآیندهای انتخاب‌شده کار می‌کند.
مثلا فرض کنید واحد منابع انسانی شما از این پس تمام درخواست‌های مرخصی را از طریق سیستم جدید ثبت کند. در این چند روز، کارمندان می‌آموزند چطور وارد سامانه شوند، فرم‌ها را پر کنند و پیگیری انجام دهند. همزمان، مدیران مشاهده می‌کنند کجاها خطا رخ می‌دهد. شاید متوجه شوند تاییدها بیش از حد طولانی می‌شود یا یک بخش از فرم کار نمی‌کند.
این بازخوردها طلا هستند. چرا که در این مرحله هزینهٔ اصلاح بسیار کمتر از زمانی است که سیستم در کل سازمان مستقر شود. نکتهٔ مهم اینجاست که تیم مدیریتی باید انعطاف‌پذیر باشد. یعنی به جای سرزنش کارکنان، از خطاها استقبال کند و آنها را فرصتی برای یادگیری بداند.
پس از رفع خطاها و بهبود فرآیندها، حالا نوبت استقرار در کل سازمان می‌رسد. اینجاست که کارکنان باید ببینند سیستم جدید واقعا کارشان را راحت‌تر می‌کند. اگر در پایان ماه بتوانید گزارشی ارائه دهید که نشان دهد «زمان تایید مرخصی ۵۰ درصد کاهش یافته» یا «تعداد خطاهای ثبت فاکتور ۳۰ درصد کم شده»، اعتماد مدیران و کارکنان به اوج می‌رسد.
اما کار همین‌جا تمام نمی‌شود. BPMS یک پروژهٔ یک‌باره نیست؛ یک مسیر بی‌پایان است. باید مرتب بررسی کنید چه فرآیندهای دیگری را می‌توان به سیستم اضافه کرد. شاید ماه بعد وقت آن باشد که زنجیرهٔ تامین یا ارتباط با مشتریان را هم وارد سیستم کنید. همین نگاه آینده‌نگر است که موفقیت شما را تضمین می‌کند.
در دنیای واقعی، کمتر سازمانی همهٔ این مراحل را به تنهایی پیش می‌برد. بیشتر شرکت‌ها از تجربهٔ برندهای معتبر استفاده می‌کنند. یکی از نمونه‌های شناخته‌شده در ایران، BPMS رایورز است که توانسته با ترکیب دانش فنی و شناخت دقیق از سازمان‌های مختلف، مسیر دیجیتال‌سازی را ساده‌تر کند. اشاره به چنین برندهایی صرفاً برای تبلیغ نیست، بلکه برای کامل‌تر شدن تصویر است. چون وقتی می‌بینیم دیگران چه کرده‌اند، احتمال خطاهای تکراری کمتر می‌شود.
شاید فکر کنید همه‌چیز به همین راحتی است، اما واقعیت این است که چالش‌هایی هم وجود دارد.
اینجاست که شناخت بازار و انتخاب درست اهمیت پیدا می‌کند. سازمان‌ها باید بررسی کنند کدام نرم‌افزار BPMS در bpms.rayvarz.com بیشترین سازگاری را با نیازهایشان دارد.
اگر این ۳۰ روز را جدی بگیرید، تازه وارد دنیای جدیدی می‌شوید. دنیایی که در آن شفافیت، سرعت و دقت جایگزین آشفتگی و سردرگمی می‌شود. البته باید بدانید که این مسیر پایانی ندارد. همیشه فرآیندهای جدیدی برای بهبود وجود دارد.
در این سفر، داشتن یک نقشهٔ راه روشن و استفاده از تجربهٔ دیگران می‌تواند نجات‌بخش باشد. همان‌طور که اشاره شد، برندهایی مثل BPMS رایورز به‌عنوان نقطهٔ اتکایی برای بسیاری از سازمان‌ها عمل کرده‌اند. نه به این دلیل که فقط ابزار می‌فروشند، بلکه چون تجربه‌های واقعی‌شان چراغ راه دیگران شده است.
بنابراین، نقشهٔ راه ۳۰ روزه فقط یک شروع است. اگر با دقت و صبوری پیش بروید، این مسیر می‌تواند سازمان شما را وارد عصر جدیدی کند؛ عصری که در آن فرآیندها روان‌تر، تصمیم‌ها سریع‌تر و آینده روشن‌تر خواهد بود.
