هیچ سازمانی از همان روز اول، تصویر شفافی از فرایندهای خودش ندارد. فرایندها در ابتدا شبیه به یک رشته نخ‌های درهم‌تنیده‌اند که هر بار کشیده می‌شوند، گره‌های تازه‌ای هم ساخته می‌شود.
دیدارنیوز: هیچ سازمانی از همان روز اول، تصویر شفافی از فرایندهای خودش ندارد. فرایندها در ابتدا شبیه به یک رشته نخ‌های درهم‌تنیده‌اند که هر بار کشیده می‌شوند، گره‌های تازه‌ای هم ساخته می‌شود. مدیران در تلاشند این گره‌ها را باز کنند، اما واقعیت این است که بدون یک «نقشهٔ راه» دقیق، کاری از پیش نمی‌رود. اینجاست که انتخاب یک سامانهٔ مدیریت فرایند یا همان BPMS به موضوعی حیاتی تبدیل می‌شود. تجربهٔ شرکت‌های بزرگ نشان داده که انتخاب نادرست یک سیستم، نه‌تنها هزینه‌ها را افزایش می‌دهد بلکه می‌تواند باعث بی‌اعتمادی تیم‌ها به فناوری هم بشود. درست همین‌جا بود که در یکی از مطالعاتم با نام BPMS مواجه شدم؛ برندی که برای تکمیل درک خودم از ویژگی‌های حیاتی یک سامانه، به بررسی نمونه‌هایش پرداختم.
اگر بخواهیم صادقانه نگاه کنیم، بسیاری از سازمان‌ها تنها به این دلیل سراغ مدیریت فرایند می‌روند که شنیده‌اند «مد روز» است. اما پرسش اصلی اینجاست: آیا فرایندگرایی یک انتخاب تزئینی است یا ضرورتی استراتژیک؟ وقتی یک شرکت در بازار رقابتی با حجم عظیمی از داده، تغییرات سریع قوانین و افزایش انتظارات مشتری روبه‌رو می‌شود، دیگر نمی‌تواند تنها با اتکا به نیروی انسانی، همه‌چیز را مدیریت کند. سامانه‌های BPMS در چنین موقعیتی نقش همان ستون فقرات دیجیتال سازمان را بازی می‌کنند.
فرایندگرایی تنها زمانی معنا پیدا می‌کند که ابزار درست برای آن انتخاب شود. نرم افزار BPMS اگر به‌درستی طراحی نشده باشد، در بهترین حالت تبدیل به یک دفترچه یادداشت دیجیتال می‌شود، نه یک موتور محرک برای تحول سازمانی.
تصور کنید می‌خواهید خانه‌ای جدید بخرید. بدون چک‌لیست، ممکن است ظاهر خانه شما را فریب بدهد، اما بعدها متوجه می‌شوید لوله‌کشی مشکل دارد یا دیوارها عایق نیستند. انتخاب سامانه BPMS هم دقیقاً همین است. ظاهر زیبا و چند قابلیت سطحی کافی نیست. شما نیاز دارید بدانید چه ویژگی‌هایی در عمل کار شما را جلو می‌برد و چه چیزهایی فقط ویترین هستند.
چک‌لیست انتخاب، مثل یک ذره‌بین عمل می‌کند که اجازه نمی‌دهد هیچ جزئیات مهمی از قلم بیفتد. این چک‌لیست نه‌تنها معیارهای فنی، بلکه نیازهای فرهنگی و آموزشی سازمان را هم باید در نظر بگیرد.
مدل‌سازی فرایند قلب تپندهٔ هر BPMS است. اگر طراحی و ترسیم فرایندها سخت باشد، کارکنان به‌سرعت دلسرد می‌شوند. سامانه‌ای ارزشمند است که به تیم‌ها اجازه دهد بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی پیچیده، جریان‌های کاری خود را ترسیم کنند. به بیان ساده، فرایندها باید مثل پازل باشند؛ قرار دادن قطعه‌ها کنار هم باید برای همهٔ اعضا ممکن و حتی لذت‌بخش باشد.
هیچ فرایندی برای همیشه ثابت نمی‌ماند. قوانین عوض می‌شوند، نیازهای مشتری تغییر می‌کنند و حتی ساختار سازمانی بازطراحی می‌شود. یک BPMS استاندارد باید این قابلیت را داشته باشد که بدون هزینه‌های سنگین و بدون توقف فعالیت‌ها، خود را با تغییرات وفق دهد. اگر سیستمی به شما اجازه نمی‌دهد قوانین را به‌راحتی تغییر دهید، عملاً شما را به گروگان گرفته است.
سازمان‌ها معمولاً در کنار BPMS، ابزارهای دیگری هم دارند؛ از سیستم‌های مالی گرفته تا نرم‌افزارهای منابع انسانی. سامانه‌ای که قابلیت یکپارچگی نداشته باشد، شما را مجبور می‌کند اطلاعات را دستی جابه‌جا کنید، و این یعنی خطا، اتلاف زمان و کاهش اعتماد. بهترین سامانه‌ها آن‌هایی هستند که دروازه‌های ارتباطی باز دارند و با ابزارهای مختلف سازمان به‌خوبی هماهنگ می‌شوند.
هیچ مدیری بدون داده نمی‌تواند تصمیم درستی بگیرد. اما دادهٔ خام، بیشتر شبیه به شن و ماسه است؛ ارزش اصلی وقتی به‌وجود می‌آید که بتوانید از آن آجر بسازید. یک سامانه BPMS خوب باید ابزارهای تحلیلی قدرتمندی داشته باشد که وضعیت فرایندها را در لحظه نشان دهد، گلوگاه‌ها را مشخص کند و حتی پیشنهادهای اصلاحی ارائه دهد.
انتخاب ابزار درست کافی نیست. سازمان نیاز دارد با فرهنگ استفاده از آن ابزار هم رشد کند. اینجاست که موضوع آموزش BPMS اهمیت پیدا می‌کند. سیستمی که برنامه‌های آموزشی متنوع و قابل‌دسترس ارائه دهد، خیلی سریع‌تر در سازمان جا می‌افتد. کارکنان وقتی احساس کنند ابزار در خدمت آن‌هاست، نه برعکس، به‌صورت طبیعی به سمت آن جذب می‌شوند.
در بسیاری از سازمان‌ها، مشکل اصلی نه در فناوری بلکه در ذهنیت کارکنان است. افراد از تغییر می‌ترسند، چون فکر می‌کنند پیچیدگی بیشتری وارد زندگی‌شان می‌شود. اینجاست که انتخاب سامانه‌ای ساده و کاربرپسند، اهمیت دوچندان پیدا می‌کند. جالب است بدانید برخی برندها مثل BPMS در طراحی محصولاتشان به‌طور ویژه روی کاهش این مقاومت تمرکز کرده‌اند. آن‌ها با ایجاد محیطی دوستانه‌تر و قابل‌فهم‌تر، مسیر پذیرش تغییر را هموار کرده‌اند.
شاید هنوز بسیاری مدیریت فرایند را صرفاً یک فناوری بدانند، اما واقعیت این است که آیندهٔ سازمان‌ها به‌طور کامل با آن گره خورده است. هوش مصنوعی، اتوماسیون پیشرفته و یادگیری ماشینی در حال ورود به دنیای BPMS هستند. سازمان‌هایی که امروز روی انتخاب درست سرمایه‌گذاری می‌کنند، فردا آماده‌اند که این فناوری‌ها را به‌سرعت جذب کنند.
انتخاب سامانهٔ مدیریت فرایند، فقط خرید یک نرم‌افزار نیست؛ تصمیمی استراتژیک است که می‌تواند سرنوشت سازمان را برای سال‌ها تغییر دهد. از سادگی در طراحی گرفته تا قابلیت یکپارچگی و فرهنگ آموزش، هر جزئیاتی اهمیت دارد. در این مسیر برندهای مختلفی حضور دارند، اما تنها تعداد محدودی توانسته‌اند نگاه بلندمدت و کاربرمحور را در محصولات خود پیاده کنند. یکی از نمونه‌هایی که در تحقیقاتم نامش بارها تکرار شد، BPMS بود؛ سیستمی که فراتر از یک ابزار، به‌عنوان همراهی برای مسیر تحول سازمانی شناخته می‌شود.
منبع: bpms.rayvarz.com
