مدیریت فاکتور فقط یک عملکرد دیگر در بخش پشتیبانی نیست بلکه یک جزء حیاتی از عملیات مالی است که کارایی، دقت و انطباق را تضمین می‌کند.
دیدارنیوز: مدیریت فاکتور فقط یک عملکرد دیگر در بخش پشتیبانی نیست بلکه یک جزء حیاتی از عملیات مالی است که کارایی، دقت و انطباق را تضمین می‌کند. با این حال، بسیاری از کسب‌وکارها هنوز به فرآیندهای دستی متکی هستند که منجر به تأخیرها، خطاها و اختلالات جریان نقدی می‌شود که بر روابط فروشندگان تأثیر می‌گذارد. شما با نرم افزار سپیدار سیستم ، نرم افزار هلو ، یا دشت همکاران سیستم میتوانید به راحتی مدیریت فاکتور های خود را اتوماتیک کنید.
مدیریت فاکتور یک فرآیند سیستماتیک است که کل چرخه عمر یک فاکتور، از دریافت و تأیید گرفته تا تأیید، پرداخت و ثبت سوابق را مدیریت می‌کند. مدیریت مؤثر فاکتور ، تطبیق دقیق فاکتورها ، پرداخت‌های به موقع و بهینه‌سازی هزینه در پردازش فاکتور را تضمین می‌کند .
در اینجا رایج‌ترین انواع فاکتور از دیدگاه خریدار آورده شده است:
یک فاکتور معمولی که از یک تأمین‌کننده دریافت می‌شود و درخواست پرداخت برای کالاها یا خدمات را دارد، شامل جزئیاتی مانند تعداد، قیمت واحد، مبلغ کل و شرایط پرداخت.
فاکتور اولیه‌ای که قبل از تحویل کالا یا خدمات ارسال می‌شود و هزینه تخمینی را ارائه می‌دهد. این فاکتور به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا هزینه‌ها را قبل از دریافت فاکتور نهایی پیش‌بینی کنند.
فاکتوری که در فواصل منظم (مثلاً ماهانه، سه ماهه) برای خدمات جاری مانند اشتراک‌ها، اجاره‌ها یا خدمات رفاهی دریافت می‌شود.
سندی از یک تأمین‌کننده که مبلغ بدهی را کاهش می‌دهد و اغلب برای کالاهای مرجوعی، اضافه بها یا تخفیف‌ها صادر می‌شود. این سند به عنوان کسر از پرداخت‌های آینده یا موجود اعمال می‌شود.
سندی که توسط تأمین‌کننده برای درخواست پرداخت اضافی به دلیل ارائه صورتحساب کمتر از مقدار واقعی یا هزینه‌های اضافه شده پس از ارسال فاکتور اصلی صادر می‌شود.
یک فاکتور الکترونیکی که در قالب دیجیتال در نرم افزار های حسابداری فروشگاهی مانند نرم افزار دشت همکاران سیستم برای یک سیستم پردازش خودکار دریافت می‌شود تا جزئیات را تجزیه و تحلیل کرده و خطاهای ورود دستی داده‌ها را در گردش‌های کاری کاهش دهد .
مدیریت مؤثر فاکتورها جنبه‌ای حیاتی از عملیات مالی است که مستقیماً بر جریان نقدی، کنترل هزینه و روابط با فروشندگان یک کسب و کار تأثیر می‌گذارد. یک سیستم ساختاریافته خوب تضمین می‌کند که پرداخت‌ها به موقع پردازش می‌شوند، خطاها به حداقل می‌رسند و انطباق با مقررات مالی حفظ می‌شود. در زیر چند دلیل کلیدی وجود دارد که چرا کسب و کارها باید مدیریت کارآمد فاکتورها را در اولویت قرار دهند:
مدیریت صحیح فاکتور تضمین می‌کند که تمام تراکنش‌ها به طور دقیق ثبت شده‌اند و اختلافات در صورت‌های مالی را کاهش می‌دهند. این امر به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا کنترل هزینه‌ها را حفظ کنند، از خطاها جلوگیری کنند و از رعایت استانداردهای حسابداری اطمینان حاصل کنند.
با ساده‌سازی فرآیندهای فاکتور و کاهش ورود دستی داده‌ها، کسب‌وکارها می‌توانند در هزینه‌های اداری صرفه‌جویی کنند، هزینه‌های دیرکرد پرداخت را به حداقل برسانند و از تخفیف‌های پرداخت زودهنگام ارائه شده توسط فروشندگان بهره‌مند شوند.
پردازش خودکار فاکتور، زمان صرف شده برای ورود دستی، تأییدیه‌ها و پردازش پرداخت را کاهش می‌دهد. این امر به کارمندان اجازه می‌دهد تا به جای کاغذبازی‌های خسته‌کننده، روی وظایف استراتژیک‌تر تمرکز کنند.
پرداخت به موقع و دقیق فاکتورها به ایجاد اعتماد با تأمین‌کنندگان کمک می‌کند. یک فرآیند صدور فاکتور روان، تضمین می‌کند که به موقع به فروشندگان پرداخت می‌شود و منجر به مشارکت بهتر و مزایای بالقوه مذاکره می‌شود.
یک سیستم فاکتور مدیریت‌شده‌ی خوب، دسترسی به داده‌های مالی را در لحظه فراهم می‌کند و تصمیم‌گیری بهتر را ممکن می‌سازد. کسب‌وکارها می‌توانند الگوهای هزینه را پیگیری کنند، جریان نقدی را رصد کنند و گزارش‌هایی را برای برنامه‌ریزی مالی استراتژیک تهیه کنند.
نگهداری سوابق منظم فاکتورها به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با مقررات مالیاتی و سیاست‌های داخلی مطابقت داشته باشند. همچنین تضمین می‌کند که شرکت‌ها با ثبت صحیح تراکنش‌های مالی، برای حسابرسی آماده هستند.
برای مدیریت مؤثر فاکتورها، کسب‌وکارها باید از یک رویکرد ساختاریافته پیروی کنند که دقت، کارایی و انطباق را تضمین کند. در زیر، تجزیه و تحلیل گام به گام فرآیند مدیریت فاکتورها آمده است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملیات مالی خود را ساده‌سازی کرده و از مشکلات رایج جلوگیری کنند.
کسب و کارها فاکتورها را از طریق کانال‌های مختلفی مانند ایمیل، پست یا پورتال‌های فروشندگان دریافت می‌کنند. اطمینان از یک فرآیند استاندارد دریافت، از گم شدن یا تأخیر در ارسال فاکتورها جلوگیری می‌کند.
داده‌ها با استفاده از تشخیص نوری کاراکتر (OCR) و ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی استخراج می‌شوند تا خطاهای ورود دستی به حداقل رسیده و پردازش سرعت گیرد. این مرحله خطاها را کاهش داده و پردازش را تسریع می‌کند.
فاکتورها با سفارش‌های خرید (PO) و گزارش‌های دریافتی تطبیق سه‌جانبه مطابقت داده می‌شوند تا صحت آنها تأیید شود و از پرداخت‌های جعلی یا تکراری جلوگیری شود.
فاکتور به صورت الکترونیکی از طریق گردش‌های کاری تأیید بر اساس سیاست‌های هزینه‌ای هدایت می‌شود و قبل از تأیید پرداخت، از انطباق آن با قوانین اطمینان حاصل می‌شود.
فاکتورهای تأیید شده طبق تاریخ‌های سررسید و شرایط توافق‌شده برای پرداخت برنامه‌ریزی می‌شوند.
فاکتورها به صورت دیجیتالی برای انطباق با حسابرسی، تجزیه و تحلیل مالی و ارجاعات بعدی ذخیره می‌شوند.
ممیزی‌های منظم به شناسایی مغایرت‌ها، پیگیری روند هزینه‌ها و ارزیابی عملکرد فروشندگان کمک می‌کند.
مدیریت دستی فاکتورها چالش‌های قابل توجهی را ایجاد می‌کند که می‌تواند کارایی را کاهش داده و ثبات مالی را به هم بزند. برخلاف سیستم‌های بهینه، فرآیندهای دستی مستعد خطا، تأخیر و خطرات امنیتی هستند که می‌توانند بر جریان نقدی و انطباق با قوانین تأثیر بگذارند. در زیر نکات کلیدی مرتبط با روش‌های منسوخ مدیریت فاکتور آمده است:
وارد کردن دستی جزئیات فاکتور، خطر خطاهایی مانند مبالغ نادرست، فاکتورهای تکراری یا تخصیص نادرست وجوه را افزایش می‌دهد. این اشتباهات می‌تواند منجر به اختلافات مالی و تلاش‌های زمان‌بر برای تطبیق شود.
بدون اتوماسیون، فاکتورها برای تأیید نیاز به مسیریابی دستی دارند که اغلب باعث ایجاد تنگنا می‌شود.
سیستم‌های صدور فاکتور کاغذی و ایمیلی، گم شدن یا نادیده گرفته شدن فاکتورها را آسان می‌کنند.
ردیابی دستی فاکتورها، دستیابی به بینش‌های بلادرنگ در مورد پرداخت‌های معوق و جریان نقدی را برای کسب‌وکارها دشوار می‌کند.
برای مدیریت موفقیت‌آمیز فاکتورها، به یک رویکرد ساختاریافته نیاز دارید که تمام جنبه‌های چرخه صدور فاکتور را پوشش دهد:
تولید فاکتور: ایجاد فاکتورهای دقیق و حرفه‌ای که شامل اطلاعات ضروری مانند نام مشتری، شرح خدمات، نرخ‌های مربوطه، شرایط پرداخت و تاریخ‌های سررسید باشد.
تحویل و پیگیری: اطمینان از تحویل سریع فاکتورها به گیرندگان مناسب و پیگیری وضعیت آنها برای تأیید دریافت.
پردازش پرداخت: مدیریت روش‌های پرداخت چندگانه، از جمله کارت‌های اعتباری، حواله‌های بانکی و پلتفرم‌های پرداخت دیجیتال، برای آسان‌تر کردن پرداخت به موقع برای مشتریان.
